Le refuge qui sollicite la Fondation 30 Millions d'Amis doit remplir un dossier très complet et accomplir une série de démarches pour bénéficier d'une aide.

Des documents tels que le récépissé de déclaration de l'association, les statuts, le dernier bilan financier, le dernier rapport d'activité, le récépissé de déclaration du refuge sont demandés. Le vétérinaire du refuge est également invité à fournir des informations. Si le dossier est cohérent, l'aide de la Fondation 30 Millions d'Amis se base sur les besoins manifestes et la quantité de travail fourni au cours de l'année. Les petites aides - comme les bons de stérilisation ou un peu de nourriture - passent par une procédure simplifiée.